Řízení projektů v malém týmu

Za ta léta, co se snažím řídit svoji malou softwarovou firmu, trvale bojuji s jedním problémem. Jak řídit projekty? Zkusil jsem dost nástrojů a žádný z nich mi vlastně nevyhovoval. Prošel jsem několik metodik a nic nebylo to pravé. Až teprve nedávno jsem si asi uvědomil v čem je můj problém. Moje poslední zastávka byla u agilních metodik. Našel jsem si jeden pěkný nástroj na řízení softwarového projektu pomocí ScrumuAgilefant. Je to pěkná věcička (zdarma), kterou ve firmě lehce zkouším a mohu doporučit. Nicméně, Agilefantu se teď nechci věnovat. Mluvím o něm jen proto, že mě při hraní s ním osvítila myšlenka, na kterou jsem dlouho čekal. Zásadní problém, proč mi nikdy nefungovaly dostupné metodiky vývoje softwaru (a řekl bych, že řízení projektů obecně), je v tom, že můj tým je malý. Způsob, jakým pracujeme na zakázkách a na vývoji našeho stěžejního produktu InTouch CRM, nedovoluje nasazení žádné standardní metodiky. Obvyklá metodika předpokládá, že když se objeví nový projekt, přidělí se k tomuto projektu realizační tým a ten začne na projektu pracovat. Zjednodušeně se dá říct: na 1 projekt – N programátorů/designerů/architektů/… Malá firma si ale nemůže dovolit ten luxus přidělit své zaměstnance na nějaký projekt exkluzivně. Dynamika změn v malé firmě je příliš velká na to, aby to mělo šanci fungovat. V malé firmě vznikají situace, kdy se paralelně řeší X projektů za pomocí Y pracovníků a do toho ještě vstupují samostatné malé požadavky (vyrušení). V praxi to může vypadat třeba tak jako u nás. Paralelně řešíme dokončení nové verze našeho informačního systému, do toho tvoříme 3 nové weby pro zákazníky, novou verzi našeho vlastního webu, několik softwarových modulů pro jiné zákazníky, vývoj našeho zpravodajského agregátoru pravednes.cz a aby toho nebylo málo, poskytujeme technickou podporu stávajícím zákazníkům. Jedná se o neskutečně turbulentní prostředí, kdy ráno v 8 hodin nevíte, co budete dělat v 10h. Projektů je víc než lidí a tudíž si nemůžeme dovolit „přidělovat týmy“ a samostatně řídit každý projekt. Mimochodem, tohle platí i pro freelancery, tedy one-man-show firmy. Jak vůbec v takové firmě odhadovat termíny dokončení a cenu? Jak zajistit, aby se jeden měsíc lidi neflákali a druhý měsíc nemuseli dělat dvanáctky? Jak zjistit, jaký bude mít dopad na termíny dokončení projektů nové rozhodnutí, že uděláme pro zákazníka tiskovou sestavu, kterou tak urgentně potřebuje?

Řízení projektů v malé a velké firmě
Řízení projektů v malé a velké firmě

Takže, ono uvědomění si, že nelze aplikovat populární metodiky řízení projektů v takovém prostředí, bylo onou klíčovou myšlenkou, na kterou jsem dost dlouho čekal. V tuto chvíli je mi jasné, že musí vzniknou úplně nová metodika a nový nástroj, který bude splňovat následující kriteria:

  1. Bude pomáhat řídit jednotlivé projekty, ale současně paralelně všechny projekty najednou (globální pohled).
  2. Bude počítat s dynamickým přidáváním nových projektů, se změnami zadání, s rušením projektů nebo jejich odložením.
  3. Bude reagovat na nové drobné práce a akutní vyrušení (servisní zásahy).
  4. Bude vhodně řešit situace, kdy projekt stojí, protože se např. čeká na součinnost zákazníka (např. čekáme na schválení).
  5. Usnadní „rychlé přepínání“ členů týmu mezi jednotlivými projekty. (! dle mého názoru je toto extrémně důležité)
  6. Bude počítat s náhlým úbytkem člena týmu (nebo i opačně s přírůstkem do týmu – najmutí externisty)
  7. Bude umožňovat zapojit zákazníka jako dalšího člena týmu
Model soudce
Moje manželka pracuje jako soudce a často se bavíme o způsobu práce soudců. Každý soudce má přidělené spisy (případy) k řešení. Každý takový případ je vlastně malý projekt, ve kterém se provedou dva tři úkony a odkládá se stranou. Např. se nařídí jednání, rozešlou oznámení a „projekt“ čeká. Říkají tomu „točit spisy“, což je poměrně výstižný termín. Případy rotují na soudu mezi soudcem, kanceláří a regálem, kde čeká na lhůty. Přestože je soud „velká firma“, používá díky extrémnímu počtu projektů model fungování, který je bližší malé firmě. Na jednoho soudce může připadat i stovky projektů/případů, které musí točit současně. Některé věci jsou drobnosti, které jsou vyřešené rychle, některé se táhnou léta.
Model státní zakázky
Jako protipól modelu soudce mi přijde státní zakázka za miliony/miliardy. Při zahájení takového projektu se sestavuje dedikovaný tým, který bude řešit „jen tento projekt“. Dokonce se na realizaci takového projektu přímo lidé najímají. Může trvat několik let, takže takový projekt je vlastně firma uvnitř firmy.
Poučení?
Přijde mi nesmyslné, že jeden způsob práce by mohl obsloužit fungování podle „modelu soudce“ a fungování typu „státní zakázka“. Je však zvláštní, že tyto rozdíly (zdá se) nikdo neřeší. Připadám si jako partizán, který má plnou knihovnu knih o vedení velkých bitev. Jenže Jánošík asi bojoval podle jiných pravidel než Napoleon nebo Alexandr Veliký.
No, a teď je řada na vás. Napište mi svůj názor.
Tomáš Bleša
Programuju v Javě, podnikám (anneca.cz), mám rád tech.hračky, maso, chytré debaty, nové úhly pohledu, doutníky, whisky a lidi, co se moc nežerou.

komentářů 8

  1. Hezký den, jako malá firma řešíme přesně stejný problém a objevili jsme spolehlivý software ProWorkFlow (www.proworkflow.com), který toto umožňuje (přidělování stejných lidí napříč projekty do různých rolí v projektech). Nejlepší je pro nás hromadné přidělování úkolů, nebo třeba personalizace upozornění. Rozhodně stojí za vyzkoušení.

  2. Dobrý den, velmi dobrý článek. Právě řeším podobný problém. Smím se zeptat u čeho jste zakotvil?

    1. Přiznám se, že ještě nezakotvil. Minulý týden jsem si hrál s nástrojem JIRA, ke kterému existuje modul pro agilní vývoj. Nicméně, hodně si pohrávám s myšlenkou, že si uděláme ve firmě vlastní nástroj. Akorát je to dost práce a koupit něco existujícího je levnější a rychlé.

    1. Nezdá se mi, že by měl vtiger modul pro přízení projektů, ale je to možné. Já samozřejmě ve firmě spolu-vyvíjím náš vlastní CRM systém InTouch CRM. CRM je něco jiného než řízení projektů, ale pravděpodobně půjdeme tou cestou, že do našeho vlastního řešení napíšeme modul, který bude řešit popsané problémy.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *